Kì này, Cùng Kiếm Tiền chia sẽ top 5 mẹo vặt Excel thường hay sử dụng nhất trong bất kì tình huống nào
1. Sử dụng Pivot Table để nhận ra và hiểu dữ liệu
Pivot Table được sử dụng để nhận dạng dữ liệu trong bảng tính. Nó không thay đổi dữ liệu của bạn, nhưng nó có thể tổng hợp các giá trị và so sánh các thông tin khác nhau, tùy thuộc vào bạn muốn làm gì.
Hãy xem một ví dụ. Giả sử tôi muốn xem có mỗi thành viên trong nhóm tôi mỗi ngày làm việc thật sự được bao nhiêu giờ. Bạn có thể nghĩ rằng tôi không có quá nhiều dữ liệu, nhưng đối với các tập dữ liệu dài hơn, điều này sẽ có ích.
Hãy tạo một Pivot Table (xem thêm ở đây nếu bất chợt bạn quên nhé).
2. Thêm nhiều hơn một hàng hoặc cột
Khi xem xét dữ liệu của mình, bạn có thể thấy mình liên tục cần thêm nhiều hàng và cột hơn. Đôi khi, bạn thậm chí có thể cần thêm hàng trăm hàng. Làm từng cái một sẽ rất tẻ nhạt. May mắn thay, luôn có một cách dễ dàng hơn.
Để thêm nhiều hàng hoặc cột trong bảng tính, hãy đánh dấu cùng một số hàng hoặc cột đã có từ trước mà bạn muốn thêm. Sau đó, nhấp chuột phải và chọn “Insert” (Chèn).
Trong ví dụ dưới đây, tôi muốn thêm ba hàng bổ sung. Bằng cách đánh dấu ba hàng và sau đó nhấp vào chèn, tôi có thể thêm ba hàng trống bổ sung vào bảng tính của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng
3. Sử dụng bộ lọc để đơn giản hóa dữ liệu của bạn
Khi bạn đang xem các tập dữ liệu rất lớn, bạn thường không cần phải xem từng hàng cùng một lúc. Đôi khi, bạn chỉ muốn xem dữ liệu phù hợp với các tiêu chí nhất định. Đó là nơi các bộ lọc đi vào.
Bộ lọc cho phép bạn cắt giảm dữ liệu của mình để chỉ xem một số hàng nhất định cùng một lúc. Trong Excel, một bộ lọc có thể được thêm vào mỗi cột trong dữ liệu của bạn – và từ đó, bạn có thể chọn những ô bạn muốn xem cùng một lúc.
Hãy xem ví dụ dưới đây. Thêm bộ lọc bằng cách nhấp vào tab Dữ liệu và chọn “Bộ lọc”. Nhấp vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột và bạn sẽ có thể chọn xem bạn muốn dữ liệu của mình được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hay giảm dần, cũng như các hàng cụ thể bạn muốn hiển thị.
Trong ví dụ dưới đây, nhờ sử dụng bộ lọc mà tôi phát hiện ra việc nhập dữ liệu của nhóm tôi không đồng nhất (New hire, Newcomer, Newhire Training….)
4. Loại bỏ dữ liệu trùng lặp – Top 5 mẹo vặt Excel
Các tập dữ liệu lớn hơn có xu hướng có nội dung trùng lặp. Bạn có thể có danh sách nhiều địa chỉ liên hệ trong một công ty và chỉ muốn xem số lượng công ty bạn có. Trong những tình huống như thế này, việc loại bỏ các bản sao khá hữu ích.
Để xóa các bản sao của bạn, hãy đánh dấu hàng hoặc cột mà bạn muốn xóa các bản sao. Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu và chọn “Xóa bản sao” (trong Công cụ). Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện để xác nhận dữ liệu nào bạn muốn làm việc. Chọn “Xóa bản sao” và bạn đã sẵn sàng
5. Chuyển hàng thành cột – Top 5 mẹo vặt Excel
Khi bạn có ít hàng dữ liệu trong bảng tính của mình, bạn có thể quyết định rằng bạn thực sự muốn chuyển đổi các mục ở một trong những hàng đó thành cột (hoặc ngược lại). Sẽ mất rất nhiều thời gian để sao chép và dán từng tiêu đề riêng lẻ – nhưng những gì tính năng chuyển vị cho phép bạn thực hiện chỉ đơn giản là di chuyển dữ liệu hàng của bạn thành các cột hoặc ngược lại.
Bắt đầu bằng cách đánh dấu cột mà bạn muốn chuyển thành các hàng. Bấm chuột phải vào nó, sau đó chọn “Copy“. Tiếp theo, chọn các ô trên bảng tính của bạn nơi bạn muốn hàng hoặc cột đầu tiên của mình bắt đầu. Bấm chuột phải vào ô, sau đó chọn “Paste Special“. Một mô-đun sẽ xuất hiện – ở dưới cùng, bạn sẽ thấy một tùy chọn để chuyển vị. Đánh dấu vào ô đó và chọn OK. Cột của bạn bây giờ sẽ được chuyển sang một hàng hoặc ngược lại
Trên đây là Top 5 mẹo vặt Excel thường hay sử dụng, bạn có mẹo vặt nào không, hãy chia sẻ với Cùng Kiếm Tiền nhé
